I Bieg Powstania Wielkopolskiego - rekordowy parkrun Poznań, czyli jak zorganizować bieg

Jak zorganizować bieg na ponad tysiąc uczestników? Teraz już wiem ;-)  Zdradzę kilka szczegółów, ile pracy, wysiłku i pieniędzy kosztowało zorganizowanie takiej imprezy. Ostatecznie bieg udał nam się znakomicie, na mecie zameldowało się ponad 1.100 biegaczy. Pobiliśmy rekord frekwencji parkrun i to kilkakrotnie.

Najlepszym podziękowaniem dla nas jako organizatorów biegu były wszystkie te entuzjastyczne emaile oraz wpisy na fejsie, w którym biegacze chwalili bieg.






Głównym i podstawowym celem zorganizowania dużego biegu była promocja biegów z cyklu parkrun. Dzięki zorganizowaniu dużego eventu, miałem nadzieję na zainteresowanie tymi biegami możliwie dużej liczby osób, dotarcie do biegaczy, którzy o tych biegach jeszcze nie słyszeli. Chęć zorganizowania dużego biegu chodziła mi po głowie już od dłuższego czasu. Jednocześnie wszyscy zauważaliśmy, że np. w Warszawie odbywają się wielkie biegu (nawet na ponad 10.000 uczestników) z okazji np. Konstytucji 3 Maja, potem Powstania Warszawskiego oraz Bieg Niepodległości. W Poznaniu żadnego takiego biegu do tej pory nie było. Nie ma ani Biegu Niepodległości (wszyscy jeżdżą do Lubonia albo do Obornik), nie ma też żadnej imprezy biegowej mającej na celu uczczenie Powstania Wielkopolskiego z końcówki 1918 roku. Pomysł nasuwał się więc sam.

W dniu 27 grudnia 2015 r. odbył się I Bieg Powstania Wielkopolskiego, którego organizacji poświęciłem mnóstwo swoich środków, sił i czasu. Chodzenie wokół tego tematu zacząłem jeszcze w sierpniu 2015 r., a więc kilka miesięcy wcześniej. Aby wszystko się udało, zorganizowałem wszystko od A do Z, żeby tylko skrótowo wymienić najważniejsze rzeczy:

- na początku był pomysł zorganizowania dużego biegu z cyklu parkrun Poznań. Patrząc w kalendarz zauważyliśmy, że w tym roku 27 grudnia - rocznica wybuchu Powstania Wielkopolskiego - wypada w niedzielę. parkrun jest oczywiście zawsze w soboty, więc termin biegu parkrun należałoby przesunąć o 1 dzień do przodu, godziny nie zmieniamy (9:00 rano). Sobota wypadała na 26 grudnia, drugi dzień Świąt, więc wypadało idealnie, tak żeby wszyscy po świętach przyszli na nasz niedzielny bieg parkrun. Zorganizowanie biegu w ramach parkrun Poznań miało tę zaletę, że odpadały wszelkie problemy z trasą biegu, nie trzeba było szukać trasy, wymierzać, załatwiać zamknięcia ulic itd.

- na samym początku założyłem stronę internetową i profil wydarzenia na fejsie, zwłaszcza potem na fejsie trzeba było poświęcić dziesiątki godzin, żeby umieszczać tam posty, informacje i odpisywać uczestnikom. Myślę, że to był strzał w dziesiątkę (profil wydarzenia na fejsie), gdyż w miarę zbliżania się terminu biegu coraz więcej i więcej osób klikało, że weźmie udział w biegu. Na miesiąc przed terminem tych osób było chyba z 500, po kolejnym tygodniu 800, a na 2 tygodnie przed biegiem przekroczyliśmy tysiąc zainteresowanych. Ostatecznie do dnia biegu ponad 1300 osób kliknęło, że weźmie udział w biegu. Ostatecznie na mecie było ponad 1.100 osób. Wniosek jest jeden - warto poświęcać czas i energię na promowanie wydarzenia w mediach społecznościowych, bardzo przyciąga to uczestników. Trzeba jednak poświęcić na to mnóstwo czasu i energii, profil musi żyć, prawie codziennie trzeba wrzucać jakieś nowe ciekawe rzeczy no i możliwie szybko odpisywać internautom na pytania

Stronę biegu można obejrzeć tutaj, a profil wydarzenia na fejsie tutaj.

- ze względów formalnych uzyskaliśmy zgodę Zarządu Zieleni Miejskiej na przeprowadzenie biegu, w tym na zajęcie kawałka łąki pod namioty czy toalety przenośne. Uzyskaliśmy tę zgodę niezależnie od posiadanej już przez parkrun zgody na organizowanie cosobotnich biegów - z kilku względów, przede wszystkim nieco przesunęlismy start i metę biegu, zajęliśmy znacznie więcej miejsca niż zwykle, poza tym biegu odbywał się w innym terminie niż sobotni parkrun.

- postarałem się o patronaty medialne np. Radia Merkury, Radia Złote Przeboje, Radia Emaus, Głosu Wielkopolskiego, TVP Poznań, WTK i paru innych, było sporo zachodu wokół tego tematu, z każdym z osobna trzeba było się skontaktować, wysłać pisma itd.

- postarałem się o patronaty honorowe Prezydenta Poznania, Wojewody Wielkopolskiego oraz Marszałka Województwa Wielkopolskiego.

- przez cały czas prowadziłem szeroko zakrojoną akcję promocyjną biegu, np. odwiedziłem kilka stacji radiowych, wysyłałem materiały na temat biegu do lokalnych gazet

- przygotowałem aż 1.400 tokenów, zadbałem o sprzęt pomiarowy, dodatkowe stopery, skaner itd. tak żebyśmy dali radę zmierzyć czas wielkim tłumom biegaczy. Przygotowanie tokenów było bardzo pracochłonne, musiałem bowiem wydrukować na kartonikach wszystkie te tokeny i następnie wyciąć je nożyczkami ręcznie i potem powkładać według kolejności na szybkozłączkę.

- przygotowałem całe oznakowanie trasy, a więc specjalne słupy graniczne, które wykonałem samemu od podstaw (wizyta w Castoramie, potem wielokrotne malowanie na biało-czerwone pasy), zrobienie systemu mocowań tych słupów do ziemi, żeby się nie przewróciły

- przed biegiem te słupy trzeba było przywieźć i rozstawić na trasie, co mi się udało, jak przyjechałem na Cytadelę, to jeszcze było całkiem ciemno;

- na samych słupach przygotowałem oznakowania trasy (odległość, np. START - 500 m - 1 km itd. aż do samej mety). Wydrukowałem te oznaczenia na kartonikowych kartkach papieru i w specjalnym punkcie zalaminowałem, tak żeby było wodoodporne

- przygotowałem 1.400 numerów startowych, kupiłem w Makro specjalne kartonikowe kartki papieru, zaprojektowałem i wydrukowałem wszystkie numery startowe, potem trzeba je było pociąć specjalną gilotyną do papieru - zeszło na to sporo czasu

- podjąłem współpracę z Towarzystwem Pamięci Powstania Wielkopolskiego, które ufundowało dodatkowe nagrody, m.in. książkowe

- podczas samego biegu prowadziłem bieg na rowerze, tak żeby tłum biegaczy nie pomylił trasy


- zamówiłem i kupiłem 500 bardzo ładnych drewnianych medali pamiątkowych. Po biegu te 500 medali rozeszło się błyskawicznie. Obiecałem więc wszystkim biegaczom, że Ci, którzy ich nie otrzymali od razu po biegu, otrzymają je jak tylko je domówię.


Po biegu zainteresowanie medalami było gigantyczne. Otrzymaliśmy łącznie ponad 400 emaili z zamówieniami medali. Szybko po biegu zrobiłem więc dodatkowe zamówienie brakujących medali i każdy zainteresowany je otrzymał. Część wysłałem pocztą, część ludzie odbierali i nadal odbierają na kolejnych biegach z cyklu parkrun, kilka osób przyszło odebrać medale do mnie do biura.

- zamówiłem również puchary i to całkiem sporą liczbę, bo ok. 60. Wręczaliśmy je oczywiście najszybszym biegaczom, najszybszym w kategoriach wiekowych, jeden wylosowałem dla kijkarzy, dla najstarszego biegacza, uszykowałem również puchary dla pomocników, wolontariuszy i organizatorów biegu.


- zorganizowałem i przygotowałem słodki poczęstunek dla biegaczy, w tym sporo kilogramów różnych ciastek, pierników oraz gorącą herbatę w dwóch ogromnych termosach.

- znaleźliśmy i zorganizowaliśmy stosowną obsługę fotograficzną naszego biegu, co więcej potem okazało się, że z biegu niektórzy kibice nakręcili również świetne filmy

- w toku organizacji biegu zgłaszało się do mnie sporo sponsorów, którzy ufundowali różne nagrody rzeczowe (np. kupon na wypożyczenie kamery sportowej, zabiegi w gabinecie SPA, książki, artykuły AGD). Samemu ufundowałem m.in. 11 kalendarzy na 2016 rok, które wylosowałem wśród wszystkich biegaczy.

- kupiłem specjalne granaty dymne (race) oraz petardy, żeby móc fajnie udekorować sam moment startu i puścić przed samym startem dymy biało - czerwone, które miałyby układać się w kolory polskiej flagi. Okazało się to super pomysłem, który wypalił w 100 % i bardzo uatrakcyjnił ten bieg.

- dograliśmy szczegóły i dzięki współpracy wielu osób sam moment startu biegu wyznaczył wystrzał z historycznej armaty.

- na biegu było obecnych sporo osób - członków grup rekonstrukcyjnych, którzy byli przebrali za żołnierzy w strojach z epoki.

- zorganizowanie mini-biura zawodów i depozytu, przy współpracy zaprzyjaźnionej ekipy biegi.wlkp oraz naszych wolontariuszy

- współpraca z Drużyną Szpiku, która miała swój namiot na biegu, a dzięki której w biegu wziął udział np. Jacek MEZO Mejer ;-)

- załatwiłem pokazy konne ułanów, dzięki czemu wszyscy chętni oglądali pokazy konne i umiejętności szwoleżerki

- załatwiłem również dwa przenośnie toi-toi. Pomimo, że sam bieg jest krótki bo tylko 5 km, to jednak ustawiały się do niego długie kolejki, więc warto było to załatwić.

- trzeba było również załatwić kwestie techniczne biegu z policją, strażą pożarną oraz karetką pogotowia

- załatwiłem i zabezpieczyłem imprezę pod kątem medycznym, na trasie biegu były 2 patrole, a na starcie/mecie karetka z ratownikami medycznymi gotowymi pomóc każdemu potrzebującemu. Na szczęście wszyscy szczęśliwie dotarli do mety i żadna pomoc medyczna nie była potrzebna.

- po dotarciu rowerem do mety przejąłem sprawnie stopery i zmierzyłem czas wszystkich biegaczom. Naklikałem się w te stopery po wsze czasy!

- po biegu trzeba było wgrać wyniki do systemu, dużo czasu spędziliśmy miło w Umberto, gdzie wgraliśmy wszystkie wyniki do systemu.

- po biegu przez wiele dni przychodziły emaile od osób, które z różnych przyczyn nie pojawiły się w wynikach - nie zeskanowali się, mieli nieczytelny kod uczestnika itp. W miarę możliwości wszystkie te osoby trzeba było wpisywać ręcznie do wyników systemu.

Ufffffffff to chyba jeszcze nie wszystkie rzeczy, którymi zajmowałem się przygotowując ten bieg ;-) Jak widać z powyższych opisów, organizacja takiego biegu zajmuje mnóstwo czasu i energii. Trzeba praktycznie bezgranicznie poświęcić swój czas, żeby wszystko fajnie wypaliło. Na pewno też zorganizowanie tego biegu było dla mnie mocno obciążające finansowo, bo za wszystko musiałem zapłacić - najwięcej wydałem na kupienie tysiąca medali, kilkudziesięciu pucharów, kupieniu ciastek i pierników, słupów, papier, druk, laminowanie, farby, dymy na starcie, zabezpieczenie karetki, pokazy ułanów. Wszystko kosztuje i to niemało. Doszedłem jednak do wniosku, że jak już robić bieg, to porządnie i z wszystkimi atrakcjami.

Ale i tak powiem jedno: WARTO BYŁO. Bieg był świetny i na długo pozostanie nam w pamięci. Wyczekujcie kolejnych edycji ;-)


Zobacz także

1 komentarzy

  1. Pełen szacunek dla Ciebie, na początku podchodziłem z dużą rezerwą, ale przyznam szczerze wypaliło super. Gratulacje

    OdpowiedzUsuń

Nieprzychylne, niemiłe i niekulturalne komentarze będą usuwane.

Komentarze

ARCHIWUM